Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten erfasst und wie diese verarbeitet werden, wenn Sie unsere Webseite besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten sehr ernst und behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf dieser Webseite

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung?

Die Datenverarbeitung auf dieser Webseite erfolgt durch den Webseitenbetreiber:

IT-SCE
Patric Slansky
Michaelstraße 129
74523 Schwäbisch Hall
Deutschland
E-Mail: info@it-sce.de

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden auf verschiedene Arten erfasst:

• Manuelle Eingabe: Sie geben Ihre Daten aktiv ein, z. B. wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren oder unser Helpdesk-System nutzen.
• Automatische Erfassung: Technische Daten (z. B. IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Uhrzeit des Seitenaufrufs) werden beim Besuch unserer Website automatisch erfasst.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

– Zur Bearbeitung Ihrer Anfragen per E-Mail oder über unser Helpdesk-System
– Zur Sicherstellung der fehlerfreien Bereitstellung unserer Webseite

2. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung (für Support-Live-Chat)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Verarbeitung zur Vertragserfüllung oder vorvertraglichen Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Verarbeitung aufgrund unseres berechtigten Interesses an der effektiven Bearbeitung von Anfragen

Speicherdauer von Daten

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist:

• Daten aus dem Helpdesk-System: Solange das Kundenkonto aktiv ist.
• E-Mails und Support-Anfragen: Bis zur finalen Klärung des Anliegens oder maximal 3 Jahre nach Abschluss.

Ihre Rechte gemäß DSGVO

Sie haben das Recht:

• Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen
• Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten zu beantragen
• Eine Einschränkung der Verarbeitung zu fordern
• Der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen
• Eine Datenübertragbarkeit zu verlangen
• Eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen

Falls Sie eine dieser Rechte wahrnehmen möchten, kontaktieren Sie uns unter: info@it-sce.de

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Falls Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt, können Sie sich bei einer Datenschutzbehörde beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Telefon: 0711/61 55 41 – 0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

3. Datenerfassung und Verarbeitung

Helpdesk- und Support-Anfragen

Wenn Sie unser Helpdesk-System oder E-Mail-Support nutzen, werden folgende Daten gespeichert:

• Ihr Name
• Ihre E-Mail-Adresse
• Inhalt Ihrer Anfrage
• Zeitpunkt der Anfrage

Diese Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben.

Cookies und Tracking-Technologien

Unsere Website verwendet Cookies. Das sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Cookies helfen uns dabei, unser Angebot nutzerfreundlicher und sicherer zu machen.

Wir unterscheiden zwischen technisch notwendigen Cookies, ohne die unsere Website nicht funktionieren würde, und optionalen Cookies. Die Verwendung optionaler Cookies erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung, die Sie über unser Cookie-Banner erteilen können.

Cookie-Kategorien

• Notwendige Cookies: Diese Cookies sind für den Betrieb der Website unerlässlich (z.B. Session-Cookies, Cookie-Einstellungen)
• Support-Live-Chat (Chatwoot): Wird erst nach Ihrer Einwilligung geladen und setzt hierfür Cookies.

Cookie-Einstellungen verwalten

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über den Link “Cookie-Einstellungen” im Footer unserer Website anpassen oder widerrufen.

Google Search Console

Wir nutzen Google Search Console zur Überwachung und Optimierung unserer Webseiten-Performance in den Google-Suchergebnissen. Dabei werden keine personenbezogenen Daten von Webseitenbesuchern erfasst. Google Search Console zeigt uns lediglich aggregierte Daten über Suchanfragen, Klicks und die Position unserer Webseite in den Suchergebnissen.

Support-Live-Chat (Chatwoot)

Auf unserer Website bieten wir einen Support-Live-Chat auf Basis der Software Chatwoot an, den wir selbst auf unserem Server (chatwoot.it-sce.de) betreiben. Der Chat wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unser Cookie-Banner (Kategorie „Support-Live-Chat“) geladen. Erst dann wird der Chat-Code geladen, eine Verbindung zu chatwoot.it-sce.de aufgebaut und es werden hierfür Cookies gesetzt. Verarbeitet werden die von Ihnen im Chat eingegebenen Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt) sowie technische Verbindungsdaten, ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Ohne Ihre Einwilligung wird kein Chatwoot-Code geladen und es werden keine entsprechenden Cookies gesetzt. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen können.

KI-Assistent „Scout“

Wir bieten auf unserer Website den KI-gestützten Assistenten „Scout“ an, mit dem Sie Fragen zu unseren Leistungen stellen können. Zur Zuordnung Ihrer Anfragen innerhalb einer Sitzung wird eine zufällige Sitzungskennung im Session-Storage Ihres Browsers gespeichert; diese wird beim Schließen des Browser-Tabs wieder gelöscht und erlaubt keine Wiedererkennung über Sitzungen hinweg. Die von Ihnen eingegebenen Nachrichten werden an unsere eigenen Systeme übermittelt und dort zur Beantwortung Ihrer Anfrage verarbeitet. Bitte geben Sie im Chat keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten ein. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Anfragenbearbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen Anfragen.

Server-Log-Dateien

Der Provider unserer Webseite erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Daten werden nach einer statistischen Auswertung gelöscht.

KI-gestützter Assistent

In unserem Kundenportal sowie in Teilen unserer Anwendungen bieten wir einen KI-gestützten Assistenten an. Wenn Sie diesen nutzen, werden Ihre Eingaben (Chat-Nachrichten, hochgeladene Inhalte, Aufgabenbeschreibungen) verarbeitet, um Ihnen eine Antwort zu erzeugen.

Ort der Verarbeitung: Die Verarbeitung erfolgt über Amazon Web Services (Amazon Bedrock) in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

Kein Training: Ihre Eingaben werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Zweck und Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung dient der Erbringung der von Ihnen abgerufenen Funktion. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen), bei rein informatorischer Nutzung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen Unterstützungsangebot).

Speicherdauer: Konversationen werden für die Dauer der Nutzung Ihres Kontos gespeichert, damit Sie den Verlauf einsehen können.

Hinweis: Bitte geben Sie im Assistenten keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO ein (etwa Gesundheitsdaten), soweit dies für Ihr Anliegen nicht erforderlich ist.

Live-Chat (Chatwoot)

Für Support-Anfragen setzen wir die Software Chatwoot ein. Chatwoot wird von uns auf eigener Infrastruktur in Deutschland betrieben; eine Übermittlung Ihrer Chat-Inhalte an einen Drittanbieter findet nicht statt.

Verarbeitet werden die von Ihnen im Chat gemachten Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Inhalt Ihrer Nachricht) sowie technische Verbindungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit der Chat der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Kundenkommunikation). Chat-Verläufe werden gelöscht, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Scout-Chat-Verlauf an Chatwoot übergeben

Auf dieser Webseite steht ein automatischer Berater-Chat (Scout) zur Verfügung. Wenn dieser Sie nicht weiterbringen kann, können Sie Ihre Konversation an einen menschlichen Berater übergeben. Dabei wird der bisherige Chat-Verlauf an unsere eigene Chatwoot-Instanz auf chatwoot.it-sce.de übergeben. Chatwoot wird von uns auf eigener Infrastruktur in Deutschland betrieben; eine Übermittlung an einen Drittanbieter findet nicht statt.

Welche Daten werden übergeben? Der Chat-Verlauf zwischen Ihnen und dem Scout-Berater (Ihre Fragen und die Antworten des Scout), bis maximal 4.000 Zeichen. Bei längeren Gesprächen wird der ältere Teil weggelassen.

Wie funktioniert die Übergabe? Sie können die Übergabe nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung durchführen. Nach Klick auf den Übergabe-Button erhalten Sie die Nachfrage: „Sollen wir dem Team Ihren bisherigen Chat mitgeben, damit Sie nichts wiederholen müssen?“ Nur bei Bestätigung („Ja“) wird der Verlauf übertragen. Bei Ablehnung („Nein“) entsteht zwar ebenfalls eine Konversation im Support-System, aber ohne den bisherigen Chat-Verlauf.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre ausdrückliche Einwilligung im Übergabe-Dialog).

Speicherdauer: Die übergebenen Chat-Verläufe werden in Chatwoot gespeichert, solange sie für die Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich sind, spätestens nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Hosting und Serverstandort

Unsere Website und die zugehörigen Dienste betreiben wir auf eigener Infrastruktur in Deutschland. Beim Aufruf unserer Seiten werden technisch notwendige Zugriffsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource, Browsertyp) in Server-Logdateien verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb.

Für die Namensauflösung (DNS) und den vorgelagerten Schutz vor Überlastungsangriffen nutzen wir Cloudflare. Dabei wird Ihre IP-Adresse verarbeitet. Anbieter ist Cloudflare, Inc.

Soweit wir zur Erbringung einzelner Funktionen Auftragsverarbeiter einsetzen, haben wir mit diesen Verträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

4. Sicherheit und Datenschutzmaßnahmen

Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir ergreifen geeignete Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören:

• SSL/TLS-Verschlüsselung für sichere Datenübertragung
• Eingeschränkter Zugriff auf personenbezogene Daten innerhalb unseres Unternehmens
• Regelmäßige Sicherheitsupdates für unsere IT-Systeme
• Firewall-Schutz unserer Server
• Regelmäßige Datensicherungen

5. Externe Dienste & Verlinkungen

Social Media Verlinkungen

Unsere Webseite enthält Verlinkungen zu Instagram. Es werden jedoch keine Daten an diese Plattform übertragen, solange Sie nicht aktiv auf einen Link klicken. Erst dann gelten die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Plattform.

Externe Links

Unsere Website enthält Links zu externen Websites Dritter, auf deren Inhalte wir keinen Einfluss haben. Für diese fremden Inhalte können wir keine Gewähr übernehmen. Für die Inhalte der verlinkten Seiten ist stets der jeweilige Anbieter oder Betreiber der Seiten verantwortlich.

6. Aktualität und Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte rechtliche Anforderungen oder neue Technologien anzupassen. Die jeweils aktuelle Version finden Sie jederzeit auf unserer Webseite.

Letzte Aktualisierung: 7. August 2026